Privacyverklaring (AVG/GDPR)
VeraDossier verwerkt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten u heeft onder de AVG (GDPR).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
CodeSpark Tech B.V., Weteringschans 122 D, 1017 XT Amsterdam. KvK 42053556, btw NL869494119B01. Contact: info@veradossier.com.
Functionaris gegevensbescherming (FG): Alexandra Hays, alexandra@marvelyndevelopment.com.
2. Welke gegevens en waarom
- Contactgegevens die u zelf verstrekt (bijv. bij een demoaanvraag), voor het beantwoorden van uw verzoek.
- Audio en transcripties worden uitsluitend verwerkt binnen de dienst. Audio wordt in de browser versleuteld voordat het wordt verstuurd, en versleuteld opgeslagen. Bij on-premise inzet verlaat de audio uw infrastructuur niet; bij de gehoste variant wordt audio uitsluitend voor de transcriptiestap ontsleuteld. Zie Beveiliging.
- Aanvragen via Microsoft Marketplace. Kiest u op onze Marketplace-pagina voor “Contact me”, dan stuurt Microsoft ons de gegevens die u daar deelt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie, land en uw toelichting. Wij gebruiken die om contact met u op te nemen over uw aanvraag. Microsoft is voor de Marketplace zelf een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (zie de privacyverklaring van Microsoft). Wij bewaren deze gegevens in een Azure-opslagaccount in Zweden (EER).
- Deze website plaatst geen tracking-cookies. Zie Cookies.
3. Grondslag & bewaartermijn
Voor contact- en accountgegevens is de grondslag uitvoering van de overeenkomst dan wel gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG). Voor zover audio of transcripties bijzondere persoonsgegevens over gezondheid bevatten (bijv. bij medisch gebruik), is de grondslag noodzaak voor doeleinden van gezondheidszorg op grond van art. 9 lid 2 sub h AVG, in combinatie met een geheimhoudingsplicht van de verwerker. Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel. Contactgegevens uit een demo-, informatie- of Marketplace-aanvraag bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij daaruit een overeenkomst voortkomt. Voor audio en transcripties die wij als verwerker verwerken, worden de bewaartermijnen bepaald door de klant en vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
4. Verwerkers & dataresidentie
Gegevens worden verwerkt op EU-servers. Voor de medische dienst geldt on-premise verwerking binnen de instelling van de klant. Zie de Verwerkersovereenkomst (DPA). VeraDossier is ingericht volgens NEN 7510; wij houden daarvoor geen certificaat. Een actuele subverwerkerslijst wordt vóór ondertekening van de verwerkersovereenkomst verstrekt en bij wijzigingen vooraf aangekondigd.
5. Doorgifte buiten de EER
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Voor zover dit in specifieke gevallen toch aan de orde is, gebeurt dit uitsluitend op basis van een passendheidsbesluit van de Europese Commissie of met inzet van Standard Contractual Clauses (SCC's) als passende waarborg. Op dit moment vindt geen structurele verwerking buiten de EER plaats; eventuele uitzonderingen worden vooraf in de verwerkersovereenkomst vastgelegd met de bijbehorende waarborg.
6. Beveiliging
Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport en opslag, post-quantum cryptografie (ML-KEM) voor sleutels, en on-premise verwerking voor de medische dienst. Zie Beveiliging voor details.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Verzoeken kunt u richten aan info@veradossier.com of aan onze functionaris gegevensbescherming (FG/DPO), Alexandra Hays, alexandra@marvelyndevelopment.com. Voor zover een verwerking op toestemming berust, kunt u die te allen tijde intrekken; dat laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet. U kunt tevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor betrokkenen (art. 22 AVG). De transcriptie is een geautomatiseerde bewerking, geen besluit: de professionele beoordeling en de eindcontrole blijven bij de gebruiker.